Häufige Fragen zu Facility Management

Marktform ist Facility-Management-Generalübernehmer für Gewerbeimmobilien in den Metropolregionen Rhein-Neckar und Rhein-Main. Wir betreuen Eigentümer und Mieter mit durchgängig digitalen Prozessen — vom Mieter-Anliegen über die Disposition bis zum Eigentümer-Reporting. Wir steuern, ausgeführt wird durch eigene Kräfte und geprüfte regionale Fachpartner. Herzstück ist das Eigentümer-Portal, in dem Vorgänge, Kennzahlen, Nachweise und Freigaben zusammenlaufen.

Unser Sitz ist Mannheim, Turley-Straße 36. Wir arbeiten in zwei benachbarten Metropolregionen entlang der Rheinschiene: Rhein-Neckar mit Mannheim, Heidelberg, Ludwigshafen, Speyer, Worms, Weinheim und Schwetzingen sowie Rhein-Main mit Frankfurt am Main, Offenbach, Eschborn, Darmstadt, Hanau und Rüsselsheim. In beiden Regionen disponieren wir eigene operative Kräfte und geprüfte regionale Fachpartner passend zu Leistung, Standort und erforderlicher Qualifikation. Objekte außerhalb dieses Korridors nehmen wir nicht an — ein Versprechen zur Reaktionszeit, das wir nicht halten können, wäre keines.

Ja. Wir erfassen Energie-, CO2- und ESG-Kennzahlen objektscharf und liefern auf Knopfdruck CSRD-konforme Reports für Banken, Investoren und Beiräte. Im Portal sehen Sie Energieverbrauch live, vs. Vorjahr, vs. Plan. Maßnahmen-Tracking (Capex, Energie-Optimierung, PV) ist integriert — inklusive Wirkungs-Hochrechnung pro Maßnahme.

Basis-FM (Gebäudebetrieb, Wartung, Reinigung, kaufmännische Verwaltung), Mieter-Services (Komfort, Sicherheit, Dokumenten-Services) und Eigentümer-Services (Reporting, Capex-Steuerung, Energieoptimierung). Dazu zwei Leistungen, die Sie auch einzeln beauftragen können, ohne FM-Vertrag: Mieterausbau und Flächenaufbereitung sowie Winterdienst. Alles frei kombinierbar — Sie buchen, was Sie brauchen.

Wir konzentrieren uns auf Gewerbeimmobilien — Bürogebäude, Verwaltungsbauten, Gewerbeparks und Mischobjekte. Sinnvolle Untergrenze ab etwa 500 m² Mietfläche.

Modular nach den fünf Leistungen, transparent und nutzungsbasiert. Sie buchen genau das, was Sie brauchen — und können später jederzeit ergänzen oder reduzieren. Mindestlaufzeit 12 Monate, danach drei Monate Kündigungsfrist. Keine versteckten Pauschalen, jede Position ist im Eigentümer-Portal nachvollziehbar.

Wir verbinden ein eigenes Fachteam und operative Gewerke mit einem geprüften Netzwerk regionaler Fachpartner — vom Elektriker bis zur HLK-Spezialfirma. Welche Ressourcen eingesetzt werden, richtet sich nach Leistung, Standort und erforderlicher Qualifikation. Steuerung, Qualitätssicherung, Dokumentation und Verantwortung liegen immer bei MARKTFORM. Eigentümer sehen pro Vorgang transparent, wer eingesetzt wurde, zu welchem Preis und mit welchem Ergebnis.

Wir lassen uns modular einbinden — Sie nutzen genau die Leistungen, die Ihre interne Mannschaft nicht abdeckt. Häufige Konstellationen: eigenes kaufmännisches FM bleibt intern, wir übernehmen technisches FM und Mieter-Services. Oder umgekehrt: interne Hausmeister bleiben, wir steuern Reporting, Capex und Energiemanagement über das Portal. Schnittstellen klären wir im Erstgespräch.

Wir sind Generalübernehmer: Wir begehen, kalkulieren, schreiben das Leistungsverzeichnis, koordinieren die Gewerke und nehmen ab. Je nach Leistung und erforderlicher Qualifikation arbeiten dabei eigene operative Kräfte und geprüfte regionale Fachpartner zusammen. Ihr Vertragspartner für Termine, Qualität, Abrechnung und Gewährleistung bleiben wir.

Die Abweichung wird Ihnen vor der Ausführung angezeigt und erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe umgesetzt. Wir schreiben Positionen nicht stillschweigend über den Einheitspreis fort — die pauschale Mengenfortschreibung nach § 2 Abs. 3 VOB/B ist in unseren Angeboten abbedungen. Regieleistungen werden gegen arbeitstäglich gegengezeichnete Berichte abgerechnet.

Vertragsgrundlage sind die VOB/B und VOB/C in der jeweils gültigen Fassung, ergänzt um die Vorbemerkungen des Angebots. Die Gewährleistung beträgt vier Jahre ab Abnahme gemäß § 13 Abs. 4 VOB/B. Ausgenommen sind Reinigungsleistungen und Instandsetzungen an Bauteilen, deren Untergrund außerhalb unseres Einflussbereichs liegt und für die keine Substanzsanierung beauftragt wurde.

Nein. Mieterausbau ist als eigenständiges Einzelprojekt beauftragbar. Betreuen wir das Objekt bereits, entfallen allerdings viele Abstimmungsrunden, weil Technik, Brandschutzkonzept und Zugänge bereits dokumentiert sind. Werden mehrere Flächen gemeinsam beauftragt, fallen Anfahrt, Baustelleneinrichtung, Containerstellung und Aufmaßtermine nur einmal an — diesen Vorteil weisen wir im Angebot als Nachlass aus.

Die Verkehrssicherungspflicht liegt zunächst beim Eigentümer. Sie lässt sich vertraglich auf einen Dienstleister übertragen — beim Eigentümer verbleibt dann eine Auswahl- und Überwachungspflicht. Genau deshalb dokumentieren wir jeden Einsatz mit Zeitstempel, geräumter Fläche und eingesetztem Streugut. Im Schadensfall ist diese Dokumentation das Einzige, was zählt.

Schriftlich und eindeutig: Welche Flächen, welche Zeitfenster, ab welchem Auslöser, mit welchem Streugut. Unbestimmte Formulierungen helfen im Streitfall niemandem. Sie bekommen den Leistungsumfang als Plan mit eingezeichneten Flächen, nicht als Fließtext.

Maßgeblich ist die Satzung der jeweiligen Gemeinde — in der Regel werktags ab 7 Uhr, sonn- und feiertags ab 9 Uhr, jeweils bis 20 Uhr. Auslöser sind Schneefall und Glättebildung, nicht der Kalender. Bei anhaltendem Schneefall wird wiederholt geräumt, priorisiert nach Zugängen, Fluchtwegen und Feuerwehrzufahrten.

Dann wird mehrfach ausgerückt. Bei extremen Lagen, in denen Räumen erkennbar sinnlos ist, wird die Pflicht vorübergehend ausgesetzt — das ist rechtlich anerkannt, muss aber dokumentiert sein. Auch dafür führen wir Protokoll.

Bei Wohnraum zählt er zu den Betriebskosten nach § 2 Nr. 8 BetrKV. Bei Gewerbemietverträgen richtet sich die Umlage nach dem Vertrag — üblicherweise umlagefähig, sofern die Position dort benannt ist. Wir weisen die Kosten objektscharf und getrennt aus, damit die Abrechnung prüfbar bleibt. Eine steuerliche oder rechtliche Beratung ersetzt das nicht.

Das hängt von der Kapazität in der jeweiligen Region ab. Fragen Sie an — wir sagen Ihnen innerhalb eines Werktags verbindlich zu oder ab. Eine Zusage, die wir nicht halten können, nützt Ihnen im Januar nichts.

Betreiberverantwortung heißt: Wer eine Immobilie betreibt, haftet dafür, dass von ihr keine Gefahr ausgeht. Das umfasst Prüfung, Wartung, Instandhaltung und deren Nachweis. Die Pflichten lassen sich delegieren, die Verantwortung nicht vollständig: Eine Auswahl- und Kontrollpflicht bleibt beim Eigentümer. Wir übernehmen die Organisation und liefern Ihnen die Nachweise, mit denen Sie Ihre Kontrollpflicht belegen können.

Die üblichen Verdächtigen bei einer Gewerbeimmobilie: ortsfeste elektrische Anlagen und Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3, Aufzüge über eine zugelassene Überwachungsstelle nach Betriebssicherheitsverordnung, Brandschutzeinrichtungen von der Brandmeldeanlage bis zum Feuerlöscher, Sicherheitsbeleuchtung, Trinkwasserhygiene nach VDI 6023 samt Legionellenprüfung, raumlufttechnische Anlagen nach VDI 6022 sowie die Wartungszyklen nach DIN 31051 und VDMA 24186. Welche davon für Ihr Objekt gelten, ergibt die Bestandsaufnahme.

Er führt alle Prüf- und Wartungstermine Ihrer Objekte an einer Stelle: was wann fällig ist, wer es macht, was zuletzt festgestellt wurde. Fristen laufen mit Vorlauf auf, Nachweise landen automatisch im Archiv des jeweiligen Objekts. Der Unterschied zur Excel-Liste ist nicht die Optik — es ist, dass niemand daran denken muss.

Ja. Wir sichten die vorhandenen Verträge, prüfen Leistungsumfang und Preis und schlagen vor, was übernommen, neu verhandelt oder ausgeschrieben werden sollte. In der Praxis finden sich dabei regelmäßig Verträge, die seit Jahren laufen und Leistungen abrechnen, die niemand mehr braucht.

Jeder Mangel wird als eigener Vorgang angelegt, mit Frist und Verantwortlichem. Was eine Freigabe braucht, geht als Freigabe an Sie. Erledigt ist ein Mangel erst, wenn der Nachweis vorliegt — nicht, wenn jemand gesagt hat, er sei erledigt.

Das Portal ist ein webbasierter Zugang zu Ihren Immobilien — Auslastung, FM-Kosten, SLA-Erfüllung, ESG-Kennzahlen, offene Freigaben, geplante Capex-Maßnahmen, Reports zum Download. Statt monatlichem Excel-Export per Mail haben Sie jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand. Unter marktform.com/cockpit sehen Sie, wie das Portal aufgebaut ist.

Standardmäßig einen monatlichen Management-Report als PDF (sechs Seiten: Cover, Management-Summary, operative Performance, Finanzen, Energie & ESG, Aktionen und Ausblick). Zusätzlich Live-Dashboards für KPIs, Capex-Pipeline, Wartungsverträge und SLA-Erfüllung. Auf Wunsch quartalsweise Beirat-Reports oder CSRD-konforme Reports für Banken und Investoren.

Vorgänge, die Ihre Entscheidung brauchen — etwa Reparaturen über einem Schwellenwert, neue Verträge, Nachträge — landen als Freigabe-Karten im Portal. Sie sehen Beschreibung, Angebot, Verantwortlichen und können direkt freigeben, ablehnen oder eine Rückfrage stellen. Jede Aktion ist mit Zeitstempel im Audit-Trail dokumentiert.

Standardmäßig Sie als Eigentümer plus von Ihnen benannte Personen (Asset Manager, Beirat, Steuerberater). Rollen sind granular — Beirat sieht nur Reports, Asset Manager kann freigeben, Steuerberater hat Zugriff auf Finanzkennzahlen. Mehrere Eigentümer eines Portfolios können getrennte Sichten erhalten.

Sie bekommen Ihre Daten. Objektstammdaten, Vorgangshistorie, Wartungsnachweise und Dokumente exportieren wir strukturiert — Dokumente als Dateien, Daten als CSV. Der Zugang bleibt nach Vertragsende 90 Tage bestehen, damit nichts unter Zeitdruck passieren muss; danach löschen wir. Es gibt keinen Mechanismus, der Sie im Portal festhält, und das ist Absicht.

Standardmäßig über Exporte — Buchungsstapel für DATEV, Kostenaufstellungen als CSV. Eine direkte Schnittstelle zu Systemen wie iX-Haus oder Yardi klären wir im Einzelfall; ob sie sich lohnt, hängt von der Zahl der Objekte und der Buchungsfrequenz ab.

Sie nimmt Mieter-Anliegen im Mieter-Portal, per WhatsApp, SMS oder E-Mail entgegen, kategorisiert sie automatisch und eskaliert in Sekunden an die richtige Stelle. Routine-Anliegen werden direkt beantwortet, komplexe Fälle übernimmt sofort ein menschlicher Disponent. Kein Call-Center, keine Warteschleife.

Jedes Ticket durchläuft eine Plausibilitätsprüfung. Niedrig priorisierte Klassifizierungen werden zusätzlich von einem Disponenten gegengeprüft. Mieter können jederzeit auf einen menschlichen Ansprechpartner umschalten — die KI ist Werkzeug, nicht Entscheider.

Objekt-, Vorgangs- und Nachweisdaten verarbeiten wir DSGVO-konform in der EU. Für einzelne Bausteine setzen wir Dienstleister ein — etwa für den Versand unserer Web-Formulare und für die Kommunikation über WhatsApp; welche das sind und auf welcher Rechtsgrundlage sie arbeiten, steht in unseren Datenschutzhinweisen. Die KI-Klassifizierung von Anliegen erfolgt über europäische Sprachmodelle oder anonymisierte Inhalte. Mieter und Eigentümer haben jederzeit Anspruch auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.

Wir verbinden eigene operative Kompetenz mit KI-gestützten Prozessen, kurzen Entscheidungswegen und regionaler Konzentration. Routinearbeit wird automatisiert, während unser Fachteam und geprüfte Fachpartner gezielt dort eingesetzt werden, wo Fachwissen und Ausführung vor Ort erforderlich sind. Das senkt den Verwaltungsaufwand und schafft transparente Kostenstrukturen.

Transparent und nutzungsbasiert: eine Basis-Pauschale für den Gebäudebetrieb, dazu modulare Zubuchung von Mieter- und Eigentümer-Services. Sie sehen jeden abgerechneten Posten in Echtzeit im Eigentümer-Portal — keine Sammelrechnungen, keine Pauschalen, die niemand prüfen kann.

Der laufende Gebäudebetrieb ist in der Regel umlagefähig, Instandsetzung und Verwaltung dagegen nicht. Bei Gewerbemietverträgen entscheidet der Vertrag, nicht die BetrKV. Wir trennen die Positionen in der Abrechnung sauber, damit Sie die Umlage gegenüber Ihren Mietern begründen können — eine steuerliche oder rechtliche Beratung ist das nicht.

Ja. Mieter-Anliegen werden rund um die Uhr entgegengenommen, automatisiert priorisiert und im Eskalationsfall sofort an die Bereitschaft weitergeleitet. Bei Notfällen wie Wasserschaden, Stromausfall oder Sicherheit wird jede Meldung sofort bestätigt, eine qualifizierte Rückmeldung folgt binnen 60 Minuten.

Wir unterscheiden drei Stufen. In allen dreien wird Ihre Meldung sofort bestätigt, und Sie bekommen binnen 60 Minuten eine qualifizierte Rückmeldung. Notfall — Gefahr für Personen oder Substanz, der Betrieb steht: Wasser, Strom, Brandschutz, Person im Aufzug. Bei vereinbarter Bereitschaft sind wir innerhalb von 60 Minuten vor Ort, ein Provisorium steht am selben Tag, die Instandsetzung folgt nach Ihrer Freigabe. Störung — der Betrieb ist eingeschränkt, aber nutzbar: Heizung in einer Etage, defekte Tür, ausgefallene Beleuchtung. Vor Ort am nächster Werktag, erledigt binnen fünf Werktagen; wird Material benötigt, bekommen Sie eine verbindliche Terminzusage. Anliegen — alles Übrige. Sie bekommen binnen zwei Werktagen einen Terminvorschlag. Diese Zeiten sind der Standard. Was für Ihr Objekt gilt, steht im Vertrag — abhängig von Gewerk, Uhrzeit und vereinbarter Bereitschaft.

Die Annahme läuft rund um die Uhr. Jede Meldung wird sofort bestätigt und erfasst, kritische Fälle — Wasser, Strom, Brand, Personenschaden, eingeschlossene Personen im Aufzug — gehen ohne Verzögerung an die Bereitschaft. Sie bekommen binnen 60 Minuten eine qualifizierte Rückmeldung mit Einordnung, und bei vereinbarter Bereitschaft ist innerhalb von 60 Minuten jemand vor Ort — in Rhein-Neckar wie in Rhein-Main. Die für Ihr Objekt geltenden Zeiten halten wir im Vertrag fest.

Vom unterschriebenen Vertrag bis zum Service-Start typischerweise zwei bis vier Wochen. In dieser Zeit übernehmen wir Bestandsaufnahme, Integration bestehender Verträge und das Setup Ihres Eigentümer-Portals. Eigentümer-Aufwand für die Übergabe: in Summe meist 2–3 Stunden, verteilt auf wenige Termine. In Eilfällen (Insolvenz des Vorgängers, kurzfristige Beendigung) ist ein gestaffelter Start ab einer Woche möglich.

Wir koordinieren den Übergang strukturiert: bestehende Lieferantenverträge werden geprüft und entweder übernommen, neu verhandelt oder auf Wunsch ausgeschrieben. Mieter merken vom Wechsel nichts außer dem neuen, schnelleren Kommunikationskanal.